Dokumenter

KONTAKTEN - BILLUND KOMMUNE

... en del af Dansk Flygtningehjælp

Dokumenter

 

Referater, årsberetning og vedtægter.

På denne siden kan du læse mødereferater og andre relevante dokumenter.

 


Referat af bestyrelsesmøde i Kontakten, d. 4. august 2020 kl. 19.00.


Til stede: Christian, Jørgen, Ratch, Helle, Sasi, Arne og Egil.
Afbud: Samira og Katri.


Mødet indledtes med en kort stund, hvor bestyrelsen mindedes Selvan. Ratch fortalte om Selvans livsforløb.


Godkendelse af referat:
Godkendt.


Orientering ved daglig leder:
Arne orienterede om forskellige aktuelle sager.
Man kan få hjælp af Arne over Skype. Han skal kontaktes pr. telefon for at aftale skypelektiehjælp. Oplysning herom gentages på Facebook.
Arne får lavet et par ekstra nøgler til postkassen, så han ikke er den eneste, der kan tømme den.
Kontakten er blevet foræret en cykel.


Siden sidst:
Egil og Arne har besøgt Frivilligcenter Billund og talt med den daglige leder om centrets dagligdag og Kontaktens eventuelle brug af stedets lokaler (se nedenfor).


Økonomi:
Budgetopfølgning gennemgået.
Der er ikke brugt mange penge siden marts måned pga. coronanedlukning. Dog er de faste udgifter naturligvis betalt. Økonomien er sund.


Lån af lokale i Frivilligcenter Billund og forsigtig start efter sommerferien:
Kontakten låner frivilligcentrets kantine d. 26. august. Dernæst d. 9. september og derefter hver onsdag. Alle dage kl. 15.00-18.00. Stedets retningslinjer følges.


Formulering af retningslinjer:
Egils forslag til retningslinjer for brug af frivilligcentrets kantine blev gennemgået og rettet til.


Nyt fra aktivitetsudvalget:
Ratch orienterede om, at der ikke har været nogen aktiviteter siden nedlukningen.
Helle foreslog, at Kontakten laver et halloweenarrangement.
Der arrangeres en nytårskur i begyndelsen af 2021.
Helle indtræder i aktivitetsudvalget i stedet for Selvan.
Helle orienterede om Kvindegruppens besøg i Tambours Have og en heldagsudflugt til Fanø. Der var talrig deltagelse ved begge arrangementer. Næste tur går sandsynligvis til Egtvedegnen. Det nye heksemuseum i Ribe er også en mulighed. Der overvejes også et foredrag om forskellige synsvinkler på børn og børneopdragelse.


Drøftelse af forslag til kommunikationspolitik (herunder om vi skal have en kommunikationsansvarlig):
Helles forslag til en kommunikationspolitik blev gennemgået og godkendt.
Helle og Egil deler opgaven som kommunikationsansvarlige.


Halvårsplan:
Det vil være fornuftigt at udvikle og opdatere halvårsplaner ved hvert bestyrelsesmøde. Den opdateres også løbende af de kommunikationsansvarlige på de digitale medier, men lige nu sætter Covid-19 nogle mærkbare begrænsninger for Kontaktens aktivitetsniveau.


Evt.:
Et interview om Kontakten i JV er på vej.
Christian arbejder med en udskiftning af kontorets IT.


Kommende møder:
Mandag d. 24. august kl. 19.00 i Frivilligcenter Billund (Nymarksvej 10 i Grindsted), mandag d. 5. oktober med deltagelse af Else Tersgov, mandag d. 30. november med deltagelse af Café Jydepottens leder Niels M. Christensen.


Referat: Egil.





Referat af Generalforsamling i Kontakten

tirsdag den 3. marts 2020, kl. 19.00.

 

1. Valg af ordstyrer:

Keld Poulsen blev valgt til ordstyrer. Han konstaterede at generalforsamlingen var indkaldt i overensstemmelse med vedtægterne.

 

2. Valg af stemmetællere:

Arne Majlund og Mette Hvid-Olsen blev valgt til stemmetællere.

 

3. Formandens Beretning:

Bestyrelsesformand Egil Hvid-Olsen gennemgik det forløbne år og så også lidt fremad. Beretningen blev godkendt.

 

4. Regnskabsaflæggelse:

Kassereren gennemgik regnskabet. Regnskabet blev godkendt.

 

5. Fastsættelse af kontingent:

Kontingentet er uændret 100 kr. pr. familie.

 

6. Godkendelse af budget 2019:

Budgettet for 2019 blev fremlagt og godkendt.

 

7. Indkomne forslag:

Ingen.

 

8. Valg af 4 bestyrelsesmedlemmer og 2 suppleanter:

Jejarajah Rasiah (Ratch) og Selvan Rasiah blev genvalgt for to år.

Katri Søgaard, Christian Danielsen blev valgt for to år.

Jørgen Pedersen blev valgt for et år.

Suppleanter:

Helle Lundberg blev valgt som 1. suppleant og Sasi Selvarajah som 2. suppleant.

 

9. Valg af 1 revisor og en suppleant:

Finn Hauge modtog genvalg. Som revisorsuppleant valgtes Aase Sørensen.

 

10. Evt.

Inger Riis Madsen foreslog, at bestyrelsen arrangerer en aften, hvor de frivillige og bestyrelsen kan drøfte aktuelle problemstillinger.

Helle Lundberg efterlyste flere positive historier på Kontaktens Facebook-side.

Arne Majlund gjorde opmærksom på, at det ikke kun er negativt, når arrangementer må aflyses grundet for få tilmeldte. Det kan nemlig skyldes, at dem, der tidligere ville have deltaget, færdes i andre sociale sammenhænge, hvilket kan tyde på en vellykket integration.

Hanne Keller fortalte, at turen til Moesgaard holdes d. 19. april, og at der er bestilt en guide.

 

Referent: Egil Hvid-Olsen, 3. marts 2020.




Formandens beretning, 3. marts 2020

 

På et enkelt punkt er der ikke sket noget som helst siden generalforsamlingen sidste år, men på andre punkter er situationen ændret markant.

 

Flytning

For at begynde med det uændrede ved vi stadig kun, at vi skal flytte. Hvornår flytningen skal finde sted, har vi lige så lidt indsigt i som for et år siden. Indtil videre har menighedsrådet dog ingen intentioner om at opsige lejemålet her på Østerbrogade 2. Vi håber dog, at Billund Kommune snart finder en løsning, så vi kan tage lokalerne på Nymarksvej i brug.

 

Økonomi

Helt ændret er situationen imidlertid, når det handler om økonomi. Vi var så heldige at blive tildelt ¼ million i fondsmidler fra K.G. Hansens Fond. Midlerne blev udbetalt i to portioner, og hele beløbet er modtaget nu.

For nylig holdt jeg et møde med Karen Borg-Hansen, der sidder i fondsbestyrelsen. Hun var positivt stemt over for de aktiviteter, vi allerede tilbyder, såvel som dem vi påtænker at sætte i værk. Man må sige, at den nye bestyrelse set fra et økonomisk perspektiv har et meget bedre udgangspunkt, end det vi havde efter generalforsamlingen sidste år. Til gengæld forpligter fondsmidlerne os til at få sat gang i planer og nye initiativer – hvilket jo må betegnes som et luksusproblem. Samtidig kan det vise sig, at vi hurtigt får brugt rub og stub, når man tænker på den aktuelle situation, hvor der igen er opstået et pres, idet Tyrkiets præsident har opfordret flygtninge til at søge mod Grækenland. Dér kan de ikke blive, og kommer nogle af dem til Danmark, må vi gøre, hvad vi kan, for at hjælpe dem med at falde til her. Naturligvis er det begrænset, hvad en lille forening som vores kan stille op. Men noget kan vi gøre.

Kommer der ikke en ny flygtningestrøm, er der stadig en masse integrationsopgaver, der venter på at blive løst blandt de flygtninge og indvandrere, der allerede befinder sig i kommunen.

 

Anders Larsen

På et andet punkt er situationen også mærkbart forandret. I september sidste år døde Anders Larsen, Kontaktens mangeårige formand og ivrige initiativtager. Anders var den, der tog ud i lufthavnen for at byde flygtninge velkommen. Han arrangerede kørselsordninger og skaffede cykler og fjernsyn til de nytilkomne. En sådan service får vi svært ved at etablere igen, hvis det skulle gå hen og blive nødvendigt.

Anders er savnet i Kontakten, og det skyldes ikke kun hans arbejdsomhed, men også hans påvirkning af stedets ånd. Heldigvis kommer Hanne Larsen her stadigvæk, og mange andre gør også, hvad de kan, for fortsat at gøre Kontakten til et imødekommende sted at være. I den sammenhæng er det særlig oplagt at gøre opmærksom på den daglige leder, Arne Majlunds, aldrig svigtende engagement, samt de frivillige lektiehjælperes indsats. Det er jer, der gør, at Kontakten overhovedet kan blive ved med at fungere.

 

Bestyrelsesarbejdet

Bag jer står bestyrelsen selvfølgelig. Vi skal skabe gode vilkår for jer, der yder det daglige arbejde.

Den forløbne periode fik en udfordrende start, da to bestyrelsesmedlemmer så sig nødsaget til at trække sig ca. fire måneder efter generalforsamlingen, og de to suppleanter måtte træde ind. Vi fik konstitueret os på ny, og vi har heldigvis ikke haft behov for at indkalde flere suppleanter, for der har ikke været flere at tage af. Derfor er det med stor glæde, at vi i bestyrelsen har konstateret, at der er kandidater nok, der vil stille op til valget i dag, så vi kan få besat både bestyrelses- og suppleantposter – også selvom nogle af de nuværende bestyrelsesmedlemmer har valgt ikke at genopstille.

Jeg vil gerne benytte lejligheden til at takke dem, der har lagt energi i bestyrelsesarbejdet i det forløbne år – både dem, der fortsætter, og dem, der stopper. Man siger, at det er klogt ikke at fremhæve nogen – ingen nævnt, ingen glemt - men i denne sammenhæng kan jeg ikke lade være med at fremhæve Aase, som har siddet i et for mig ukendt antal år i bestyrelsen. Aase har valgt ikke at genopstille, men skal i hvert fald have tak for sit mangeårige engagement.

 

Administrative problemer løst

På et tidspunkt i løbet af efteråret 2019 gik det op for Arne og mig, at vi indbyrdes troede, at den anden udførte bestemte administrative opgaver. Vi opdagede det mærkeligt nok præcis samme dag. Jeg undersøgte, hvor dybt problemet stak, og opdagede til min lettelse, at de oversete opgaver kunne løses relativt hurtigt og kombineres med en tiltrængt oprydning i medlemsarkivet. Problemerne var løst inden december, og nu ved jeg, hvilke opgaver det påhviler formanden at tage sig af.

 

Leg- og læringsklub.

I første del af vinteren fik vi tilbudt en praktikant, som Arne og jeg havde en samtale med. Hun lod sig hurtigt gribe af ideen om at etablere en leg- og læringsklub for de mindste to eftermiddage om ugen. Hensigten var at tilbyde nogle hyggelige timer med kreativitet og højtlæsning. Meningen med læsningen var at udbygge de yngste flygtningebørns sprogforståelse. De fleste gange var der ingen børn, der mødte op. Andre gange kom der et eller to. På nuværende tidspunkt er forløbet afsluttet, fordi praktikanten skal videre til en anden praktikansættelse, men det er bestemt ikke umuligt, at vi puster liv i klubben igen på et tidspunkt. Jeg synes i hvert fald, at det kan være en god måde at skabe en fødekæde på, sådan at de mindste vænner sig til at komme i Kontakten, og derfor vil have lettere ved at dukke op, når de bliver større og får brug for lektiehjælp.

Vi har også arbejdet med nogle andre tiltag, for eksempel en pendant til kvindegruppen, men kun for mænd. Imidlertid har vi ikke kunnet finde etnisk danske mænd nok til opgaven, så indtil videre er ideen strandet dér.

 

Fremtidige opgaver

Som formand er der en lang række opgaver, man kan – og nok også bør - påtage sig. Men det er ikke altid, at der er tid til det. Derfor har jeg skubbet nogle opgaver foran mig.

Noget af det, jeg gerne vil have undersøgt, er, hvordan vi kan samarbejde med andre aktører i lokalområdet. Her er det oplagt at tænke på Frivilligcenter Billund, der har sendt os mange mails og invitationer. Aase har deltaget i nogle af deres kurser og møder, men jeg har ikke engang været derovre og hilse på. Jeg har derfor et håb om, at den nye bestyrelse kan fungere med en lidt fladere struktur, sådan at nogle af de andre bestyrelsesmedlemmer kan påtage sig nogle af de opgaver, der ellers ligger hos formanden.

Jeg har også planer om, at vi skal holde et møde med Café Jydepotten for at afsøge, om vi kan spare kræfter ved at benytte hinandens kompetencer i bestemte sammenhænge.

Ligeledes kunne jeg godt tænke mig, at den nye bestyrelse inviterer regionskonsulent for Dansk Flygtningehjælp Else Tersgov til et møde, så vi kan blive klogere på, hvad vi kan benytte landsorganisationen til.

 

Kommende aktiviteter

Når jeg er i gang med at se fremad, vil jeg også gerne lige sige lidt om Kontaktens aktiviteter.

Årets fastelavnsfest måtte aflyses på grund af for få tilmeldte, så måske skal vi til at tænke mere i aktiviteter, der dækker aktuelle behov og ønsker. Faktisk er aktivitetsudvalget godt i gang med dette. En tur til Moesgaard er i støbeskeen. Det samme gælder Kontaktens deltagelse i et verdensmusikarrangement til april. Der spekuleres også i endnu en Folkefest for Integration, der i så fald holdes for tredje gang.

I det hele taget er aktivitetsudvalget særdeles aktivt. Heldigvis får de hjælp af frivillige, der ikke sidder i bestyrelsen, så tak til både udvalg og frivillige.

 

Ingen MobilePay, men til gengæld en mobil.

Gennem mange møder brugte bestyrelsen tid på at drøfte, hvorvidt Kontakten skulle tilknyttes MobilePay. Da vi endelig besluttede os for dette og indkøbte en smartphone, viste det sig, at reglerne var blevet lavet om, og at det ville være alt for dyrt at tilbyde MobilePay de relativt få gange, der vil være behov for det.

Der kom dog det positive ud af det, at vi fik et lidt billigere telefon- og internetabonnement. Men man skal altså være opmærksom på, at det gamle fastnetnummer ikke længere virker.

En anden fordel ved udskiftningen er, at mobiltelefonen er lettere at flytte med, når Kontakten flytter.

I det hele taget forsøger vi at gøre flytningen så let som muligt, idet vi løbende rydder op i de gamle mapper, og smider alt overflødigt ud.

 

Egil Hvid-Olsen, Kontaktens bestyrelsesformand.

 

 

Vedtægter

 

1. Navn.

Foreningens navn er: Kontakten.(Forening for frivillige og flygtninge/indvandrere).

Hjemsted: Billund Kommune.

 

2. Formål.Foreningens formål er at skabe samarbejde og forståelse mellem flygtninge/indvandrere og danskere. Dette formål søges fremmet gennem:

a. Kulturformidling og uddannelsesstøtte.

  • Lektiehjælp.
  • Ledsageopgaver til offentlige kontorer, børnehaver, skoler, læge, tandlæge, indkøb.
  • At skabe kontakt mellem flygtninge/indvandrere og danskere gennem debatmøder og udflugter m.m.

b. Information og assistance ved flytning.

 

3. Medlemskreds.

   2. Medlemskredsen: Som medlem optages enhver, der er indforstået med foreningens formål.

   3.Indmeldelse sker ved henvendelse til foreningen. Medlemsskabet er gyldigt, når medlemmet har betalt skyldigt kontingent.

   4.Udmeldelse kan ske ved henvendelse til kassereren med virkning fra udgangen af året.

   5. Generalforsamlingen fastsætter kontingent. Kontingentet opkræves senest før næste generalforsamling.

 

4. Generalforsamlingen.

   6. Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.

   7. Ordinær generalforsamling afholdes 1 gang årligt inden udgangen af marts måned og indkaldes med mindst 2 ugers varsel i lokalpressen.

   8. Møde- og stemmeberettigede på generalforsamlingen er alle medlemmer, der har betalt kontingent. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt.

   9. Dagsorden for den ordinære generalforsamling skal mindst indeholde følgende punkter:

  1. Valg af ordstyrer
  2. Valg af stemmetællere
  3. Formandens beretning
  4. Regnskabsaflæggelse
  5. Fastsættelse af kontingent
  6. Godkendelse af budget
  7. Indkomne forslag
  8. Valg af formand (i lige år)
  9. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer og 1 suppleant (i lige år)
  10. Valg af 3 bestyrelsesmedlemmer og 1 suppleant (i ulige år)
  11. Valg af 1 revisor og 1 suppleant (funktionstid 2 år)
  12. Eventuelt.

Bestyrelsesmedlemmernes valgperiode er 2 år. Ved udtrædelse i utide indtræder suppleanten kun i den resterende funktionsperiode.

Bestyrelsen konstituerer sig selv med næstformand, kasserer og sekretær.

Bestyrelsen udarbejder selv sin forretningsorden.

   10. Forslag, der ønskes behandlet på generalforsamlingen, skal være bestyrelsen i hænde senest 3 uger før generalforsamlingen.

   11. Forslag om vedtægtsændringer, der ønskes behandlet, skal være bestyrelsen i hænde senest 3 uge før generalforsamlingen. Forslaget medsendes mødeindkaldelsen.

   12. Generalforsamlingen ledes af en dirigent, der ikke må være medlem af bestyrelsen.

   13. Generalforsamlingen træffer sine beslutninger med simpelt flertal og ved håndsoprækning. Skriftlig afstemning anvendes dog, når det begæres af blot en mødedeltager. Ved personvalg, hvor der er foreslået flere end det antal, der skal vælges, foretages altid skriftlig afstemning. Ved stemmelighed ved personvalg foretages lodtrækning.

Såfremt over halvdelen af de tilstedeværende ved en generalforsamling udtrykker mistillid til formand eller bestyrelse, skal denne trække sig tilbage og nyvalg foretages.

 

5. Ekstraordinær generalforsamling

   14. Ekstraordinær generalforsamling kan afholdes, når bestyrelsen finder det nødvendigt, og skal afholdes, når mindst 1/3 af medlemmerne fremsætter skriftlig anmodning om det over for formanden. I sådanne tilfælde skal generalforsamlingen afholdes senest 4 uger efter, at anmodningen er kommet til formandens kendskab.

   15. Indkaldelsesfristen for ekstraordinær generalforsamling er 2 uger.

 

6. Foreningens daglige ledelse.

   16. Foreningens ledes af bestyrelsen i overensstemmelse med nærværende vedtægter og generalforsamlingens beslutninger.

   17. Bestyrelsen kan nedsætte underudvalg til varetagelse af afgrænsede opgaver.

   18. Formanden - og i hans fravær næstformanden - indkalder og leder bestyrelsens møder. Indkaldelse sker skriftligt med fremsendelse af dagsorden, når formanden skønner det nødvendigt.

   19. Hvis tre medlemmer af bestyrelsen fremsætter ønske om et bestyrelsesmøde, skal der afholdes møde senest 2 uger, efter at anmodningen er kommet til formandens kendskab.

   20. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne er til stede

 

7. Økonomi, regnskab og revision.

   21. Foreningens regnskabsår følger kalenderåret.

   22. Bestyrelsen er ansvarlig over for generalforsamlingen for budget samt regnskab.

   23. Foreningens regnskab føres af kassereren, der tillige fører foreningens medlemsregister.

   24. Regnskabet revideres af de på generalforsamlingen valgte revisorer.

 

8. Tegningsregler og hæftelse.

   25. Foreningen tegnes udadtil ved underskrift af formanden og mindst et yderligere bestyrelsesmedlem. Ved optagelse af lån og salg/pantsætning af fast ejendom tegnes foreningen af den samlede bestyrelse.

   26. Der påhviler ikke foreningens medlemmer nogen personlig hæftelse for de forpligtelser, der påhviler foreningen.

 

9. Vedtægtsændringer.

Forslag til vedtægtsændringer sendes til bestyrelsen senest 3 uger før generalforsamlingen.

   27. Vedtægterne kan kun ændres med 2/3 flertal af samtlige stemmeberettigede på en generalforsamling, hvor ændringsforslaget fremgår af dagsordenen, eller ved simpelt flertal på en efterfølgende generalforsamling.

   28. Vedtægtsændringer træder i kraft med virkning fra den generalforsamling, de vedtages på.

 

10. Opløsning.

   29. Opløsning af foreningen kan kun finde sted med 2/3 flertal af de tilstedeværende på den ordinære generalforsamling og skal bekræftes på en efterfølgende ekstraordinær generalforsamling, men på den efterfølgende generalforsamling kan den vedtages med almindeligt flertal.

   30. Ved opløsning tilfalder foreningens likvide midler donorerne, andre aktiver tilfalder en organisation med lignende formål som Kontakten efter den opløsende generalforsamlings nærmere gældende bestemmelser.

 

11. Datering.

31. Således vedtaget på foreningens stiftende generalforsamling den 17.10. 2001.

32. Senest ændret på den ekstraordinære generalforsamling den 23.03. 2017.